Tworzenie raportów sprzedażowych dla swoich przełożonych to jedno z wielu niezbyt lubianych przez handlowców zadań. Tymczasem jest wiele narzędzi, które mogą znacznie ułatwić przygotowanie podsumowania sprzedaży. Najlepszym narzędziem do tworzenia dynamicznych, umożliwiających łatwe wprowadzanie zmian raportów (zwanych dashboardami lub panelami menedżerskimi), są tabele przestawne.

Zebrane przez nas dane sprzedażowe są środkiem prowadzącym do celu, czyli odpowiedzi na ważne dla nas pytania, np. jak zmieniała się nasza sprzedaż w ciągu kilku lat oraz które produkty sprzedawały się w tym czasie najlepiej. Menedżer, zlecając przygotowanie raportu, chce uzyskać konkretne odpowiedzi, aby nie musiał sam analizować niezliczonej ilości danych dostarczanych mu przez każdego z handlowców. Dlatego warto się zastanowić, jaka forma przedstawienia danych będzie najbardziej przejrzysta i zrozumiała. Świetnie w takim przypadku sprawdzają się wykresy. W pierwszej kolejności zbudujemy wykres pokazujący sprzedaż w poszczególnych latach, ale w sposób dynamiczny – aby można było wybrać lata/rok, który będzie wyświetlany na wykresie.

Tabela przestawna z podsumowaniem danych

Aby uzyskać pożądany efekt, musimy zacząć od stworzenia tabeli przestawnej. Tabela przestawna nie będzie częścią prezentacji, dlatego umieszczamy ją obok danych. Zaznaczamy pojedynczą komórkę w zbiorze danych, a następnie wybieramy polecenie Tabela Przestawna z karty Dane i odpowiednio wypełniamy okno wstawiania, które się otworzy (rys. 1).

Kolejnym krokiem jest przeciągnięcie pola (kolumny) Data w tabeli przestawnej do obszaru etykiet kolumn, a pola Sprzedaż do obszaru podsumowania wartości (rys. 2). Od Excela 2016 domyślnym sposobem grupowania dat jest grupowanie po latach, kwartałach i miesiącach. Jeśli Excel pogrupował daty w inny sposób, albo w ogóle nie pogrupował danych, należy kliknąć w dowolną datę w tabeli przestawnej, a następnie wybrać z podręcznego menu polecenie Grupuj (rys. 3).

Następnie w oknie, które się pojawi, musimy wybrać po jakich okresach chcemy grupować dane (rys. 4). Ponieważ wybraliśmy tutaj grupowania aż po trzech różnych okresach, Excel dodał dwa nowe pola do tabeli przestawnej (Kwartały i Lata – patrz rys. 2). Później zastanowimy się, czy faktycznie potrzebujemy aż takiego rozróżnienia, czy może jednak zrezygnować z kwartałów, żeby uprościć odbiór naszego dashboarda.

Nasza tabela przestawna (rys. 2) nie będzie prezentowana na dashboardzie, więc wybrany układ raportu tabeli przestawnej nie ma większego znaczenia (domyślnie kompaktowy), ale dobrze byłoby zmienić sposób pokazywania liczb, ponieważ zaczyta się on do wykresu przestawnego, który będziemy tworzyć. Aby dokonać zmiany klikamy w dowolną liczbę prawym przyciskiem myszy i z podręcznego menu wybieramy opcję Format liczby (rys. 5).

Otworzy się klasyczne okno do formatowania komórki ograniczone do zakładki Liczby. Chcemy wybrać tutaj formatowanie walutowe z zerem miejsc po przecinku (rys. 6).

Dostęp możliwy dla zalogowanych użytkowników serwisu. Jeśli posiadasz aktywną prenumeratę przejdź do LOGOWANIA. Jeśli nie jesteś jeszcze naszym Czytelnikiem wybierz najkorzystniejszy WARIANT PRENUMERATY.

Zaloguj Zamów prenumeratę
Ulubione Drukuj

Zobacz również

Tekst otwarty nr 24/2019

Kto prowadzi, czyli jak odzyskać kontrolę nad rozmową sprzedażową

AS_24_66.jpg

W typowej relacji handlowej to klient rozdaje karty. Ma wygórowane oczekiwania, żąda wyjątkowego traktowania, a sam nie daje nic w zamian. Traktuje sprzedawcę jak petenta. Czy jako handlowiec powinieneś godzić się na takie traktowanie? Absolutnie nie.

Czytaj więcej

Handlowcy zbyt szybko chcą mieć efekty

AS_24_62.jpg

O social sellingu słyszymy ostatnio z każdej strony. Jedni uważają, że to świetne źródło pozyskiwania nowych klientów, inni – że szkoda na to czasu, bo nie przynosi żadnych efektów. A jak jest w rzeczywistości? Dlaczego jednym się udaje, a drugim nie? Na czym polega skuteczny social selling? Zapytaliśmy o to Tomasza Kolasińskiego, doświadczonego handlowca, a obecnie trenera sprzedaży, który aktywnie korzysta z możliwości, jakie daje LinkedIn.

Czytaj więcej
Tylko on-line nr 24/2019

Planowanie działań sprzedażowych techniką kamieni milowych

Czy zastanawiałeś się kiedyś, czym jest projekt? To pytanie tylko z pozoru wydaje się proste, bo żeby dobrze zarządzać projektami, trzeba wiedzieć, czym się zarządza, a słowo „projekt” jest obecnie często nadużywane. Z artykułu dowiesz się, czym charakteryzuje się projekt i jak w oparciu o tę wiedzę skutecznie planować swoje działania sprzedażowo-marketingowe.

Czytaj więcej

Numer bieżący

Przejdź do

Partnerzy

Reklama