Jednym z najważniejszych założeń w negocjacjach jest alternatywna opcja dotycząca możliwości wejścia w relację, zrobienia wspólnego biznesu... lub nie, jeżeli warunki drugiej strony nie są zadowalające. A jeżeli nie mamy takiego komfortu? Jeżeli negocjujemy z tak silnym partnerem, że właściwie to nie są negocjacje, tylko wybór: akceptuję zaproponowane warunki lub nie?
Prowadzę szkolenia z negocjacji, z miękkiego wpływu i perswazji oraz z psychologii podejmowania decyzji. W trakcie tych szkoleń bardzo często dochodzimy do psychologicznej bariery, która przez uczestników jest określana w formie pytania:
– Panie Tomku! A jak negocjować, kiedy nie mamy szansy na jakiekolwiek ustępstwa drugiej strony? Jak negocjować z ludźmi zawodowo zajmującymi się negocjacjami? Jak negocjować z kimś, kto manipuluje faktami? Jak negocjować, kiedy jedynym wyznacznikiem jest niska cena? Jak negocjować ze specjalistami od zakupów, których jedynym celem jest uzyskanie najniższej ceny?
W tym artykule odpowiemy sobie na kilka takich pytań. Od razu uprzedzam, że nie znajdziesz tu prostych odpowiedzi, ponieważ ich nie ma. To zawsze będą trudne decyzje. To zawsze będą najtrudniejsze negocjacje. Ale można je sobie ułatwić. Można dać sobie szansę.
Określmy zatem kilka luźnych myśli, zasad, założeń, które mogą pomóc nam wyjść z tych negocjacji z największą możliwą pulą korzyści.
Nic nie jest takie, jak się wydaje
Szkolę ludzi specjalizujących się w zakupach i wszyscy mówią to samo:
– Udajemy twardych, bo musimy. Bo taka jest nasza rola. Bo z tego jesteśmy rozliczani. Ale nasze cele są inne niż się wszystkim wydaje. Wcale nie chodzi o to, żeby było najtaniej, tylko żeby nie było reklamacji i problemów. Żeby dostawa była na czas. Żeby komunikacja była dobra. Żeby w sytuacji problematycznej po stronie dostawcy była duża elastyczność.
Wszystkim się wydaje, że człowiek od zakupów z dużej korporacji to taki wyrywacz serc. A tak naprawdę jest to tylko drobna część prawdy. Pracownicy zajmujący się zakupami rzeczywiście walczą o warunki, szczególnie na początku współpracy i w przypadku dużych kontraktów, z których sami są rozliczani. Ale jak sami mówią:
– Jeśli mam sprawdzonego dostawcę, nie sprawdzam każdej jego oferty, bo nie jestem w stanie. Poza tym ważniejsza od najniższej ceny bywa ciągłość dostaw.
Jakie można wyciągnąć z tego wnioski?
- Możliwe, że aby wejść we współpracę z dużym partnerem na początek będziesz musiał wykazać się elastycznością cenową (będziesz musiał sprzedać tanio), ale jeśli dasz się poznać jako mądry i elastyczny dostawca może się okazać, że na współpracy z dużym klientem, który na początku przerażał, też da się zarobić.
- Po drugiej stronie też są ludzie, którzy potrafią negocjować, są bardzo dobrze do tego przygotowani, ale ostatecznie ich potrzeby są bardziej skomplikowane niż tylko niska cena. Opowiedz o tym, co może być ważne dla drugiej strony i daj sobie szansę, by pokazać, że potrafisz zamienić obietnice w dobrą współpracę.
- Elastyczność i umiejętność reagowania w trudnych sytuacjach, dla dużych firm, które mają skomplikowane łańcuchy logistyczne, może być ważniejsza niż niska cena. Zadbaj o to, aby w twojej organizacji również to rozumiano. Jeżeli pojawi się problem, najpierw trzeba znaleźć rozwiązanie, a potem winnego.
Określ swoje minimum
To, co opisywałem, będzie się sprawdzało tam, gdzie są skomplikowane relacje, produkty, gdzie występuje ciągła potrzeba dostaw różnych produktów lub usług. Czyli: „Pierwszy kontrakt puścimy taniej, pokażemy jak działamy, a na dalszej współpracy już zarobimy”.
Ale co zrobić, kiedy cała współpraca opiera się na jednych negocjacjach, po których długi czas działamy na ustalonych warunkach?
Wyobrażam sobie małego dostawcę, stojącego przed klasycznym dylematem, czy współpracować z dużym kontrahentem na jego warunkach, na granicy rentowności, a czasem poniżej tej granicy, ponieważ w negocjacjach pojawił się argument:
– Jeśli zaczniecie z nami współpracować na tych warunkach, sami będziecie kupowali więcej od własnych dostawców. Jeśli uda się wam obniżyć koszt jednostkowy, to zaczniecie zarabiać na nas oraz wzrośnie wam marża na dotychczasowych klientach. Do tego spadną wam koszty logistyczne.
Odpowiedź jest dość jednoznaczna: Nie z każdym musisz współpracować! Czasem to niepodpisanie kontraktu jest sukcesem. Na rynku są duzi partnerzy wykorzystujący małe firmy do ugruntowania swojej pozycji. Nie ma tam myślenia partnerskiego, tylko raczej szukanie małych „desperatów”. Nie musisz nim być. Nie myśl, że brak umowy to porażka!
Znam wiele przykładów rozwiązania umów z dużymi parterami, z którymi współpraca była nierentowna, a do tego jeszcze pochłaniała bardzo dużą część zasobów małej firmy.
Miej opcje i rozwiązania alternatywne!
Najsłabszą pozycję w negocjacjach mają osoby bez żadnej możliwej opcji rezerwowej, zdesperowane. Jeżeli tylko możesz, nie siadaj do negocjacji z założeniem, że musisz wyjść z nich z kontraktem. To bardzo osłabia ciebie jako stronę w negocjacjach. Aby zachować pozycję i równowagę negocjacyjną, nie trzeba być dużą firmą. Trzeba rozumieć potrzeby drugiej strony oraz mieć opcje alternatywne. Czyli musisz wiedzieć, co zrobisz, jak się nie dogadasz. Alternatywne opcje to też najbardziej przewidywalne możliwości porozumienia się tam, gdzie druga strona na pewno uderzy. Zadaj sobie pytanie: Czego będzie chciała druga strona i jakie są akceptowalne opcje? Czyli pod jakim warunkiem możesz się zgodzić na coś, co nie jest dla ciebie wygodne. Chodzi o to, żebyś nie oddawał pola bez odwzajemniania:
– To, czego państwo oczekujecie, jest możliwe tylko pod warunkiem że...
Strach i emocje
Duzi partnerzy są bardzo dobrze przygotowani do negocjacji i świetnie rozumieją mechanizmy psychologiczne zachodzące w procesie negocjacyjnym. Bariera psychologiczna, którą tworzą wokół siebie jest częścią procesu negocjacji. Ma wywołać w tobie strach. Podważanie twojej pewności siebie bywa jednym z narzędzi negocjacyjnych. Podobny efekt daje podważanie umocowań w negocjacjach.
– Czy pan w ogóle jest osobą decyzyjną?
Takie zdanie powoduje, że osoba po drugiej stronie staje się bardziej elastyczna, chcąc udowodnić własne kompetencje i zdobyć szacunek.
Z takiej sytuacji są dwa wyjścia. Przyjąć bardzo asertywną postawę lub odejść od stołu, wychodząc z założenia, że nie chcę współpracować z kimś, kto negocjuje w taki sposób. Ale odejście od stołu traktuj, proszę, jako ostateczność, ponieważ najczęściej jednak możliwe jest rozmawianie o tym, jak negocjujemy. Moje doświadczenie mówi mi, że to, jak się zachowasz, powinno zależeć od tego, jakie masz opcje i jaka jest twoja ocena partnera.
– Mam wrażenie, że walczycie państwo bardzo mocno o swoje. Jednak jeżeli my nie osiągniemy swoich korzyści, współpraca nie będzie się dobrze układała.
– Bardzo twardo państwo negocjujecie. To właściwie nie są negocjacje, tylko propozycja, którą przyjmiemy lub nie. Może poszukajmy przestrzeni do osiągnięcia wspólnych korzyści.
Tego typu zdania, pokazujące twoją perspektywę, pomagają w zmianie złożeń negocjacyjnych. Jeżeli nie pomogą, może to świadczyć, że druga strona nie ma intencji partnerskich.
Sam jestem raczej biznesowym długodystansowcem, nastawionym na budowanie partnerstwa. Wielokrotnie spotykałem się z silnymi osobowościami, wobec których trzeba było przyjąć bardzo mocną postawę. Merytoryczna walka o swoje wzbudza szacunek u osób o bardzo silnym temperamencie. Możliwe więc, że jeśli przyjmiesz asertywną postawę, zdobędziesz szacunek i zniknie strach związany z negocjowaniem z kimś silniejszym od ciebie.
Wniosek jest dość oczywisty:
Nie ma jednego skutecznego modelu negocjacji z partnerami, którzy są dużo silniejsi od nas. Jest to raczej proces eksperymentowania, szukania odpowiedniego modelu rozmowy.
W tym punkcie, gdzie opisujemy emocje i skupiamy się na sile naszego partnera, należy jeszcze wspomnieć o osobach na wysokich stanowiskach, które częściej niż inne budują dystans. Pamiętaj, że to są normalni ludzie. Nie pozwól sobie na strach, dlatego że rozmawiasz z panią prezes czy też z dyrektorem dużego przedsiębiorstwa.
Negocjuj!
To nie jest artykuł skupiający się na narzędziach negocjacyjnych, ale wielokrotnie widziałem negocjatorów, którzy dostawali propozycję i od razu mówili „OK”.
- Warto wiedzieć, jak ważne są emocje w negocjacjach oraz fakt, że kiedy druga strona cię polubi, będzie chciała z tobą finalizować transakcję.
- Zarzucaj pierwszy kotwicę, czyli pierwszy proponuj rozwiązania. To spowoduje, że będziecie rozmawiali o twojej propozycji.
- Nie bój się proaktywnego zamykania negocjacji, proponowania rozwiązań. Czyli, rozumiem, że ustaliliśmy...
Przygotuj się
To truizm, ale jednocześnie ważny element negocjacji, szczególnie z dużymi firmami i monopolistami.
Co powinno objąć przygotowanie?
- Wiedzę o kontrahencie jako o firmie. Każda informacja może być przydatna, nie tylko w samych negocjacjach, ale i w budowaniu relacji.
- Wiedzę o osobach, z którymi będziesz negocjował. Pomocne mogą być media społecznościowe czy np. telefon do kolegi, który już współpracuje z daną firmą.
- Rozpisanie wszystkiego, co może się pojawić jako żądanie lub oczekiwanie i jak na to zareagujemy. Jakie możemy mieć kontrpropozycje? Czego możemy żądać w zamian?
- No i oczywiście przygotowanie wszystkich możliwych rozwiązań alternatywnych. Przed negocjacjami z bardzo dużym kontrahentem cenne może być spotkanie się z innymi parterami, którzy mogą stanowić opcję alternatywną. To wzmocni naszą pozycję w negocjacjach z dużymi kontrahentami.
Przygotowanie się da ci siłę w trakcie samych negocjacji. Poprawi też twoją pewność siebie.
Podsumowując
Nie bój się dużych kontrahentów. Oni również potrzebują dostawców. Oni, podobnie jak ty, mają ludzkie potrzeby. Bycie monopolistą w branży daje oczywiście silną pozycję w negocjacjach. Ale brak przygotowania, brak opcji alternatywnych, brak wiedzy o tym, jak podejmujemy decyzję, strach, mogą pozbawić nas siły i możliwości wynegocjowania tego, co dla nas ważne.
Możesz też zobaczyć ten artykuł i wiele innych w naszym portalu Sprzedaz 24. Wystarczy, że klikniesz tutaj.
