W większości branż następuje powrót do bezpośrednich spotkań z klientami, na co wielu z nas reaguje entuzjastycznie. Nie wiadomo jednak, czy sytuacja epidemiczna za jakiś czas ponownie nie zmusi nas do rozmów przez internet i telefon, a przecież okres pandemii udowodnił, że na odległość możemy równie skutecznie sprzedawać lub negocjować umowy czy porozumienia z klientami. Dla niektórych branż to naturalny stan rzeczy, zwłaszcza jeśli obsługujemy klientów z zagranicy, dlatego warto przyjrzeć się dobrym praktykom, jak przygotować się do zdalnych negocjacji.

Warto już na początku uświadomić sobie jedną rzecz. Negocjacje zdalne różnią się od negocjacji pośrednich tylko aspektem technicznym, jakim jest sama forma spotkania. Ma to wpływ na obraz i przebieg samego procesu, ale nie dotyczy jego fundamentów oraz założeń. Co się zatem nie zmieni? Oto przykładowe złote zasady negocjacji, jakie będą obowiązywać niezależnie od formy spotkań:

  • przygotowanie jest podstawą całego procesu i powinno zająć nam najwięcej czasu
  • koncentruj się na interesach, a nie stanowiskach drugiej strony
  • nie oddawaj nic za darmo w ramach ustępstw
  • pierwszy wyjdź z propozycją
  • zajmuj się faktami, a nie założeniami i emocjami
  • win-win to nie to samo, co kompromis
  • im lepiej „sprzedasz”, tym mniej negocjujesz

Powyższe zasady będą rozwijane w dalszej części artykułu, a zaczniemy i skupimy się przede wszystkim na pierwszej z nich. Jest wiele ciekawych cytatów odnoszących się do wagi przygotowania w każdym zakresie naszego życia i sukcesu, jak choćby wypowiedź Bobby’ego Unsera, który stwierdza, że „sukces jest wtedy, gdy przygotowanie spotyka się z okazją”. Z drugiej strony mamy przestrogi, że „brak przygotowania/planu posiada wszelkie symptomy porażki”. Mimo to wielu handlowców wciąż nie bierze sobie do serca tej rady, co przekłada się na najbardziej powszechny błąd, jakim jest brak przygotowania się do negocjacji, albo zainwestowanie w nie zbyt małej ilości czasu (wykorzystując przy okazji słabej jakości dane). W przypadku negocjacji zdalnych może to mieć tym bardziej katastrofalne skutki, bo w grę wchodzą dodatkowe czynniki zewnętrzne i techniczne. Od czego więc zacząć?

Sprzęt, narzędzia, zaproszenie

Takie rzeczy mogą wydać się nam czasami trywialne, a jednak będąc świadkiem setek spotkań zdalnych wciąż zauważam kilka tych samych, wciąż powielanych błędów. Po pierwsze, ustalmy kto jest „organizatorem” zdalnego spotkania i jakiej aplikacji będziecie używać. Najlepiej umówić się na taką, którą obie strony dobrze znają, a która nie wymaga instalacji specjalnego oprogramowania. „Organizator” powinien przygotować i wysłać zaproszenie na spotkanie. W zaproszeniu polecam zawrzeć prośbę, aby przygotować się do używania kamer i łączności nie tylko audio. Wbrew pozorom nie dla wszystkich klientów jest to oczywiste, dlatego część rozmów odbywa się bez połączenia video, co niewiele różni się od zwyczajnej rozmowy telefonicznej. Kiedy już wiemy, że kamery pójdą w ruch, sami przygotujmy miejsce do spotkania on-line, tak samo jakbyśmy przygotowywali biuro lub pokój konferencyjny dla swojego rozmówcy. Zwróćmy uwagę, co będzie widać za naszymi plecami, oraz na dobre oświetlenie nas samych (prostym trikiem jest postawienia kamery/komputera na wprost okna, aby być równomiernie oświetlonym przez światło zewnętrzne). Jeśli druga strona nie będzie w stanie dojrzeć naszej twarzy, może to być dla niej deprymujące. Z podobnych powodów zadbajmy o dobre łącze internetowe, aby nasz obraz był nieskazitelny, bez zacięć, pikseli i konieczności wyłączania naszej kamery. Warto pamiętać o tym, że aplikacje służące do obsługi zdalnych spotkań bardzo szybko potrafią rozładować urządzenia mobilne, dlatego miejmy w pobliżu ładowarkę, by nie „opuścić” spotkania w nieodpowiednim momencie, popisując się brakiem profesjonalizmu. Ponadto polecam zwrócić uwagę na jeszcze dwie rzeczy. Jedną z nich jest dźwięk. Pogłos, lub zbyt słaby mikrofon powoduje, że cała rozmowa jest niekomfortowa, może też skutkować niezrozumieniem rozmówcy, co w przypadku negocjacji ma kluczowe znaczenie. Nie mając zewnętrznych mikrofonów możemy polepszyć jakość dźwięku choćby przez podpięcie zwykłych słuchawek od telefonu. Druga rzecz to ustawienie kamery. Wielu z nas korzysta z kamer zamontowanych w laptopach, co przekłada się na pokazywanie naszej twarzy z dolnej perspektywy. Nie dość, że patrzymy na kogoś „z góry”, to jeszcze nasz profil może wyglądać mniej atrakcyjnie, choćby przez podwójny podbródek. Zadbajmy o postawienie komputera na podwyższeniu lub podłączmy kamerę zewnętrzną, którą często montuje się na górnej klapie laptopów. Polecam również, aby pamiętać, że kiedy patrzymy na naszego rozmówcę na ekranie, on widzi nas patrzących w bok, lub w dół (w zależności od tego, gdzie jest umiejscowiona kamera). Kontakt wzrokowy w negocjacjach spełnia dodatkową rolę, więc nie pozbawiajmy tego drugiej strony.

Nie zostawiajmy logowania na ostatnią chwilę. Kwadrans przed docelowym spotkaniem sprawdźmy nasz widok z kamery, przeprowadźmy test audio, wgrajmy odpowiednią prezentację, jeśli chcemy jakiejś używać, a dana aplikacja tego wymaga. Problemy techniczne lub brak przygotowania do obsługi danego oprogramowania mogą wywołać u nas niepotrzebne nerwy, a te nie są pożądane w żadnych negocjacjach i mogą być wykorzystane przez drugą stronę. Jeśli pierwszy raz mamy okazję do zdalnych negocjacji, to polecam przetrenować taką rozmowę z koleżanką lub kolegą z pracy.

Pozostałe 62% artykułu dostępne jest dla zalogowanych użytkowników serwisu.

Jeśli posiadasz aktywną prenumeratę przejdź do LOGOWANIA. Jeśli nie jesteś jeszcze naszym Czytelnikiem wybierz najkorzystniejszy WARIANT PRENUMERATY.

Zaloguj Zamów prenumeratę Kup dostęp do artykułu
Ulubione Drukuj

Zobacz również

Wspomnienia sprzedawcy: W jaki sposób finalizować sprzedaż produktów finansowych?

Wspomnienia sprzedawcy: W jaki sposób finalizować sprzedaż produktów finansowych?

Prezentujemy cykl artykułów opartych na wspomnieniach Dawida – doradcy pośrednictwa finansowego. Opisując case study z różnych etapów jego kariery, pokazujemy techniki i patenty, które pomogły mu odnieść sukces w sprzedaży. Część 19: w jaki sposób najprościej finalizować sprzedaż w branży finansowej?

Czytaj więcej

Narzędzia dla handlowca 3.0

Narzędzia dla handlowca 3.0

Jeśli organizacja się rozwija, rośnie też liczba wykorzystywanych technologii. Jak jednak ustalić, które narzędzia sprzedażowe są faktycznie pomocne i warto w nie zainwestować? Podpowiadamy, co wybrać i dlaczego.

Czytaj więcej

Przejdź do

Partnerzy

Reklama

Polityka cookies

Dalsze aktywne korzystanie z Serwisu (przeglądanie treści, zamknięcie komunikatu, kliknięcie w odnośniki na stronie) bez zmian ustawień prywatności, wyrażasz zgodę na przetwarzanie danych osobowych przez EXPLANATOR oraz partnerów w celu realizacji usług, zgodnie z Polityką prywatności. Możesz określić warunki przechowywania lub dostępu do plików cookies w Twojej przeglądarce.

Usługa Cel użycia Włączone
Pliki cookies niezbędne do funkcjonowania strony Nie możesz wyłączyć tych plików cookies, ponieważ są one niezbędne by strona działała prawidłowo. W ramach tych plików cookies zapisywane są również zdefiniowane przez Ciebie ustawienia cookies. TAK
Pliki cookies analityczne Pliki cookies umożliwiające zbieranie informacji o sposobie korzystania przez użytkownika ze strony internetowej w celu optymalizacji jej funkcjonowania, oraz dostosowania do oczekiwań użytkownika. Informacje zebrane przez te pliki nie identyfikują żadnego konkretnego użytkownika.
Pliki cookies marketingowe Pliki cookies umożliwiające wyświetlanie użytkownikowi treści marketingowych dostosowanych do jego preferencji, oraz kierowanie do niego powiadomień o ofertach marketingowych odpowiadających jego zainteresowaniom, obejmujących informacje dotyczące produktów i usług administratora strony i podmiotów trzecich. Jeśli zdecydujesz się usunąć lub wyłączyć te pliki cookie, reklamy nadal będą wyświetlane, ale mogą one nie być odpowiednie dla Ciebie.