Jak ustalić agendę spotkania zdalnego?

Wszyscy żyjemy w erze digitalizacji. W każdej minucie na portalach internetowych pojawiają się nowe treści, a co za tym idzie dużo szybciej się rozpraszamy. Skupienie uwagi na dłuższy czas jest dla nas zdecydowanie trudniejsze. Potrzeba „nowego” i „ciekawszego” utrudnia nam przyswajanie treści. Kiedy prowadzimy wirtualne spotkania, najczęstszym problemem, który najmocniej się uwypukla, nie jest wcale brak zaangażowania uczestników. Dużo poważniejszy jest brak pewności, czy uczestnik w ogóle znajduje się przed ekranem komputera. Jest to kluczowe, gdyż to właśnie dla nich organizowane są takie wydarzenia. W jaki wobec tego sposób zaangażować uczestników wydarzenia oraz upewnić się, że w trakcie jego trwania są oni niezmiennie aktywnymi odbiorcami prezentowanych treści? Kluczem do pełnego zaangażowania odbiorców jest połączenie trzech elementów: ciekawej agendy, kreatywnych pomysłów i odpowiednich narzędzi do ich realizacji.

Rozpatrywane będą dwa rodzaje spotkań online: grupowe spotkania promocyjno-prezentacyjne oraz spotkania szkoleniowe z potencjalnymi klientami. Co rozumiem przez event online? To wydarzenie lub spotkanie, w którym uczestniczyć można za sprawą połączenia z siecią internetową. Może mieć on formę szkolenia, meet-upu, warsztatu lub konferencji firmowej dla klientów, pracowników lub partnerów. Od webinaru odróżnia go dwustronność komunikacji, a więc ma na celu angażowanie uczestników prawie tak jak event in-person (spotkanie, w którym uczestnicy zbierają się w wyznaczonej lokalizacji, mają wyznaczony cel).

1. Spotkania promocyjno-prezentacyjne

Oczywistą oczywistością jest stwierdzenie, że dla odbiorców naszych produktów czy usług oraz partnerów biznesowych kluczowe są i jakość, i cena oferowanych produktów czy usług. To, o czym nie należy zapomnieć, to usytuowanie w hierarchii klienta: relacji, zaufania oraz obustronnego zaangażowania się w tę relację. Do tej pory przestrzenią, która odpowiadała na tę potrzebę, były między innymi eventy, czyli sposób na wspólne przeżycie i emocje. Te zaś skutkują pojawieniem się i wzrastaniem wśród klientów zaangażowania, które przekłada się na ich lojalność.

Do mocnych stron spotkań online zaliczyć należy niewątpliwie zasięg. Według raportu Antal Eventory 90% ankietowanych wskazuje tę przewagę – uczestniczenie w takim spotkaniu z każdego praktycznie zakątka ziemi. Na pozytywną ocenę zasługuje również koszt (wyróżniony przez 84%), obniżony dzięki cięciom w obszarze cateringu czy sali konferencyjnej. Kolejną przewagą jest wygoda, ważna dla ponad 80%, powodowana ograniczeniem dojazdów, noclegów. Na drugiej szali wskazane zostały: finalizowanie biznesu podczas spotkania (ważny dla 73%). Podobny pułap niezadowolenia został osiągnięty przez nawiązywanie kontaktów, które jest niewątpliwie utrudnione podczas wirtualnych spotkań. Trzecim z obszarów jest zaangażowanie uczestników, na co wskazuje przeszło 60% ankietowanych.