Wyeliminować pożeracze czasu

AS_23_czas.jpg
On-line only no. 23/2019

Organizacja pracy i zarządzanie czasem mają ze sobą bardzo wiele wspólnego, gdyż dobra organizacja pracy sprzyja efektywności jego wykorzystania. Zła organizacja działa natomiast odwrotnie, a każda wykonywana czynność pochłania więcej energii niż powinna. Jeśli dzieje się tak dzień za dniem, nasza indywidualna efektywność pracy nieuchronnie się obniża. Jak poprawić swoją wydajność?

Jak pisał wybitny chiński strateg Sun Tzu w „Sztuce Wojny” już w VI w p.n.e.: „jeśli znasz siebie i swego wroga, przetrwasz pomyślnie sto bitew. Jeśli nie poznasz swego wroga, lecz poznasz siebie, jedną bitwę wygrasz, a drugą przegrasz. Jeśli nie znasz ni siebie, ni wroga, każda potyczka będzie dla Ciebie zagrożeniem”. Idąc tym tropem i chcąc zapanować nad swoim czasem, musisz najpierw poznać swoich wrogów. Dopiero gdy określisz – najlepiej w formie listy – największych pożeraczy czasu, możesz przystąpić do ich eliminacji.

Praca a produktywność

Z raportu dotyczącego produktywności handlowców firmy Proudfood, opracowanego na bazie 800 respondentów z 19 krajów wynika, że handlowcy na sprzedaż poświęcają jedynie 11% czasu. 49% czasu zajmują im obowiązki prospectingowe, forecastowe, administracyjne i rozwiązywanie problemów. Do tego dochodzą tematy okołosprzedażowe – dyskusje i konflikty z innymi działami, np. marketingiem, a także pościg za szybkimi wynikami, który utrudnia bieżące eksplorowanie nowych, perspektywicznych możliwości sprzedażowych. Z kolei z badań zrealizowanych przez firmę Censuswide na zlecenie firmy Ricoh wynika, że największymi pożeraczami czasu w pracy są duża liczba wiadomości e-mail (41%) i spotkania (37%).

Efektywność pracy to niewątpliwie kwestia, z którą musi się zmierzyć każdy pracodawca. W tym miejscu warto się jednak także pochylić nad własnym stylem pracy. Na procesy u naszego pracodawcy zazwyczaj mamy niewielki wpływ, podczas gdy na osobistą organizację sposobu i czasu pracy jak najbardziej.

Organizacja czasu i jej wpływ na otoczenie

Złe gospodarowanie czasem może mieć istotny wpływ na zmniejszenie efektywności i spowodować spore utrudnienia w naszym dniu pracy. Przede wszystkim prowadzi do powtarzania wielu czynności, ponieważ źle zorganizowana osoba:

  • nie umie określić ważności postawionych przed nią zadań i w konsekwencji często zajmuje się w pierwszej kolejności zagadnieniami mało istotnymi, podczas gdy tematy kluczowe zostawia na ostatnią chwilę, a przygotowanie ich w pośpiechu powoduje błędy i konieczność wygospodarowania czasu i energii na poprawki z tym związane,
  • często ma bałagan w dokumentach, więc może mieć problem z odnalezieniem potrzebnych informacji, a to z kolei powoduje dodatkowy stres i napięcie,
  • przeskakuje od zadania do zadania, ścigając się z nakładającymi się terminami, co prowadzi do bylejakości, a także konieczności poprawek,
  • spóźnia się na spotkania i nie jest do nich dobrze przygotowana – czas traci wtedy nie tylko ona, ale i pozostali uczestnicy.

W rezultacie osoba taka podwaja wysiłek i angażuje swój czas, a mimo to efekty jej pracy są niezadowalające, choć na pozór włożyła w ich osiągnięcie odpowiednią, a czasem nawet większą ilość czasu i energii niż inni. Zła organizacja wpływa nie tylko na bieżącą pracę, ale również na szanse rozwoju kariery i relacje interpersonalne. Sposób jej pracy rzutuje bowiem także na osoby bezpośrednio z nią współpracujące, które wpadają w problemy z organizacją swojej pracy z uwagi na niesolidnego współpracownika. Obszary, które często prowadzą do nieefektywności w pracy indywidualnej i zespołowej przedstawia rysunek 1.

Rysunek 1. 20 pożeraczy czasu w pracy. Źródło: Opracowanie własne autora.

Full access available for logged users only. Log in or select best subscription option here..

Log in Order a subscription

Also check

On-line only no. 23/2019

Powrót do pracy po urlopie macierzyńskim

AS_23_matka.jpg

Powrót do pracy po urlopie macierzyńskim to trudne wyzwanie, które metaforycznie można porównać do przesiadki z pędzącego rollercoastera (w domu z maluchem nigdy nie wiadomo jak będzie wyglądał kolejny dzień) do pędzącego pociągu (albo uda ci się wskoczyć do pędzącego składu, który co miesiąc przyśpiesza w kierunku nowego targetu, albo boleśnie poobijasz się, próbując dogonić uciekające wagony). Dlatego warto dobrze przygotować się do powrotu, aby etap wdrożenia przebiegł sprawnie.

 
Read more

Team lider kontra konflikt w zespole

AS_23_9.jpg

Jeśli kierujesz grupą osób, na pewno masz do czynienia z konfliktami. To naturalne zjawisko, które odpowiednio zarządzone potrafi wpłynąć na umocnienie więzi i zwiększenie efektywności działań. Jednocześnie wielu menedżerów obawia się wikłania w konflikty. Najczęściej, ponieważ nie czują się kompetentni lub uprawnieni. Jako lider masz do dyspozycji pokaźne pudełko z narzędziami służącymi do rozwiązywania konfliktów. Aby jednak zbyt często nie trzeba było do niego sięgać, warto najpierw dobrze zrozumieć naturę konfliktu i wiedzieć, jak tworzyć kulturę w zespole, która je samoreguluje.

Read more

14 sportowców, z których warto czerpać inspirację

AS_23_6.jpg

Co mają ze sobą wspólnego handlowiec i sportowiec? I jeden, i drugi walczy o wynik. Jeżeli nie sprzedajesz, to możesz mieć najlepszy kontakt z szefem, a i tak twoje dni w firmie są policzone. Podobnie w sporcie – nie ma wyników, nie ma kariery. Dlatego warto przyjrzeć się kilku sportowcom, bo możemy się od nich wiele nauczyć.

Read more

Current issue

Go to

Partners

Reklama