Wyeliminować pożeracze czasu

AS_23_czas.jpg
Tylko on-line nr 23/2019

Organizacja pracy i zarządzanie czasem mają ze sobą bardzo wiele wspólnego, gdyż dobra organizacja pracy sprzyja efektywności jego wykorzystania. Zła organizacja działa natomiast odwrotnie, a każda wykonywana czynność pochłania więcej energii niż powinna. Jeśli dzieje się tak dzień za dniem, nasza indywidualna efektywność pracy nieuchronnie się obniża. Jak poprawić swoją wydajność?

Jak pisał wybitny chiński strateg Sun Tzu w „Sztuce Wojny” już w VI w p.n.e.: „jeśli znasz siebie i swego wroga, przetrwasz pomyślnie sto bitew. Jeśli nie poznasz swego wroga, lecz poznasz siebie, jedną bitwę wygrasz, a drugą przegrasz. Jeśli nie znasz ni siebie, ni wroga, każda potyczka będzie dla Ciebie zagrożeniem”. Idąc tym tropem i chcąc zapanować nad swoim czasem, musisz najpierw poznać swoich wrogów. Dopiero gdy określisz – najlepiej w formie listy – największych pożeraczy czasu, możesz przystąpić do ich eliminacji.

Praca a produktywność

Z raportu dotyczącego produktywności handlowców firmy Proudfood, opracowanego na bazie 800 respondentów z 19 krajów wynika, że handlowcy na sprzedaż poświęcają jedynie 11% czasu. 49% czasu zajmują im obowiązki prospectingowe, forecastowe, administracyjne i rozwiązywanie problemów. Do tego dochodzą tematy okołosprzedażowe – dyskusje i konflikty z innymi działami, np. marketingiem, a także pościg za szybkimi wynikami, który utrudnia bieżące eksplorowanie nowych, perspektywicznych możliwości sprzedażowych. Z kolei z badań zrealizowanych przez firmę Censuswide na zlecenie firmy Ricoh wynika, że największymi pożeraczami czasu w pracy są duża liczba wiadomości e-mail (41%) i spotkania (37%).

Efektywność pracy to niewątpliwie kwestia, z którą musi się zmierzyć każdy pracodawca. W tym miejscu warto się jednak także pochylić nad własnym stylem pracy. Na procesy u naszego pracodawcy zazwyczaj mamy niewielki wpływ, podczas gdy na osobistą organizację sposobu i czasu pracy jak najbardziej.

Organizacja czasu i jej wpływ na otoczenie

Złe gospodarowanie czasem może mieć istotny wpływ na zmniejszenie efektywności i spowodować spore utrudnienia w naszym dniu pracy. Przede wszystkim prowadzi do powtarzania wielu czynności, ponieważ źle zorganizowana osoba:

  • nie umie określić ważności postawionych przed nią zadań i w konsekwencji często zajmuje się w pierwszej kolejności zagadnieniami mało istotnymi, podczas gdy tematy kluczowe zostawia na ostatnią chwilę, a przygotowanie ich w pośpiechu powoduje błędy i konieczność wygospodarowania czasu i energii na poprawki z tym związane,
  • często ma bałagan w dokumentach, więc może mieć problem z odnalezieniem potrzebnych informacji, a to z kolei powoduje dodatkowy stres i napięcie,
  • przeskakuje od zadania do zadania, ścigając się z nakładającymi się terminami, co prowadzi do bylejakości, a także konieczności poprawek,
  • spóźnia się na spotkania i nie jest do nich dobrze przygotowana – czas traci wtedy nie tylko ona, ale i pozostali uczestnicy.

W rezultacie osoba taka podwaja wysiłek i angażuje swój czas, a mimo to efekty jej pracy są niezadowalające, choć na pozór włożyła w ich osiągnięcie odpowiednią, a czasem nawet większą ilość czasu i energii niż inni. Zła organizacja wpływa nie tylko na bieżącą pracę, ale również na szanse rozwoju kariery i relacje interpersonalne. Sposób jej pracy rzutuje bowiem także na osoby bezpośrednio z nią współpracujące, które wpadają w problemy z organizacją swojej pracy z uwagi na niesolidnego współpracownika. Obszary, które często prowadzą do nieefektywności w pracy indywidualnej i zespołowej przedstawia rysunek 1.

Rysunek 1. 20 pożeraczy czasu w pracy. Źródło: Opracowanie własne autora.

Dostęp możliwy dla zalogowanych użytkowników serwisu. Jeśli posiadasz aktywną prenumeratę przejdź do LOGOWANIA. Jeśli nie jesteś jeszcze naszym Czytelnikiem wybierz najkorzystniejszy WARIANT PRENUMERATY.

Zaloguj Zamów prenumeratę
Ulubione Drukuj

Zobacz również

Team leader w zespole zróżnicowanym wiekowo – jak ułożyć współpracę, by była efektywna?

Czytaj więcej

Team lider jako kolega podwładnych: gdzie leży granica?

AS_25_8.jpg

Budowanie relacji uwzględniających aspekty osobiste i wzajemną sympatię służy współpracy i efektywności. Część szefów nie chce jednak skracać dystansu w obawie przed nadużyciami ze strony pracowników. Nie chcą ryzykować utraty autorytetu i trudności w egzekwowaniu obowiązków. Uważają, że bezpieczniej jest myśleć o współpracownikach w kategorii pełnionych przez nich funkcji czy roli. To jednak droga donikąd, ponieważ duch zespołu nigdy nie narodzi się tam, gdzie brakuje poczucia więzi pomiędzy członkami zespołu. Jak więc rozwijać swój styl przywódczy na podstawie relacji i utrzymania wysokich standardów pracy?

Czytaj więcej

7 postaci ze świata biznesu, od których handlowiec może czerpać inspirację

AS_25_5.jpg

Czerpanie inspiracji od innych ludzi – szczególnie jeśli są autorytetami w naszej branży – potrafi bardzo poszerzyć nasze horyzonty i dać pożywkę dla wielu nowych pomysłów sprzedażowych i marketingowych. Oto subiektywna lista siedmiu osób ze świata biznesu, które mogą być inspiracją dla handlowca.

Czytaj więcej

Numer bieżący

Przejdź do

Partnerzy

Reklama