E-mail stał się tak powszechnym narzędziem w komunikacji biznesowej, że często nie zastanawiamy się specjalnie nad jego formą. Ważne, że szybko możemy załatwić sprawę z klientem. Tymczasem e-mail biznesowy jest jak list – powinien zachowywać wszelkie zasady oficjalnej komunikacji firma–firma czy firma–klient. Brak stosowania się do zasad netykiety w korespondencji z klientem może zostać negatywnie odebrany przez odbiorcę.

Korespondencja biznesowa oprócz swojego podstawowego celu – informowania o ofercie, promowania, sprzedawania, ma do spełnienia jeszcze jedno zadanie – buduje wizerunek handlowca oraz firmy. Niestety, bardzo często o tym zapominamy, pisząc e-maile do klientów.

Magia tytułu

Tytuł e-maila jest bardzo ważną kwestią, od której często zależy, czy wiadomość trafi do adresata i czy spotka się z jego zainteresowaniem. Warto zatem przemyśleć, jak zatytułujesz swojego e-maila, ponieważ tytuł spełnia rolę pierwszego wrażenia w komunikacji. Nie powinien być za krótki – tytuł typu „prośba”, „raport” nic nie mówi odbiorcy. Nie powinien być też zbyt długi, bo zniechęci adresata. Ponadto warto pamiętać, że niektóre programy pocztowe traktują wiadomości bez tematu jako SPAM.

Podstępny zwrot grzecznościowy

Jak rozpocząć e-mail? Jakich zwrotów grzecznościowych użyć? To pytania, z którymi zmaga się wielu z nas. Skąd takie dylematy, których z pewnością nie mielibyśmy, gdyby zamiast klawiatury komputera leżała przed nami kartka i długopis? Jak twierdzi prof. Małgorzata Marcjanik, korespondencja e-mailowa stanowi nowy gatunek, który jeszcze nie ustabilizował się pod względem formalnym, stąd trudno znaleźć opracowania dotyczące wyłącznie tej formy korespondencji biznesowej. Dominująca współcześnie tendencja do skracania dystansu między uczestnikami komunikacji, znajduje swoje odzwierciedlenie właśnie w e-mailach. Często przenosimy zachowania właściwe korespondencji prywatnej na korespondencję biznesową, mieszając styl potoczny ze stylem oficjalnym czy wręcz urzędowym. Dlatego – biorąc pod uwagę brak jasno sprecyzowanych reguł pisania e-maili biznesowych – warto stosować w tego typu korespondencji zasady savoir-vivre'u, które obowiązują w korespondencji tradycyjnej1.

Zwrot grzecznościowy w e-mailach biznesowych jest obowiązkowy. Jego forma zależy od tego, do kogo się zwracamy. Gdy wysyłamy e-maila do osoby wyższej rangą, prawidłową formą (z punktu widzenia zasad savoir-vivre'u korespondencji biznesowej) jest oficjalny zwrot powitalny: Szanowny Panie, Szanowna Pani, Szanowni Państwo. W bardzo oficjalnych sytuacjach (gratulacje, zaproszenie itp.) należy dodać do ww. zwrotu nazwę tytułu czy stanowiska, np. Szanowny Panie Profesorze, Szanowna Pani Dyrektor. Dopuszcza się stosowanie form zawierających zwroty typu Szanowny Panie, Szanowna Pani + imię odbiorcy w sytuacji, gdy jest to kontynuacja wcześniejszej korespondencji i jej odbiorca wyraził na to zgodę. Inne formy rozpoczynania e-maila biznesowego raczej nie powinny być stosowane.

Pozostałe 68% artykułu dostępne jest dla zalogowanych użytkowników serwisu.

Jeśli posiadasz aktywną prenumeratę przejdź do LOGOWANIA. Jeśli nie jesteś jeszcze naszym Czytelnikiem wybierz najkorzystniejszy WARIANT PRENUMERATY.

Zaloguj Zamów prenumeratę Kup dostęp do artykułu
Ulubione Drukuj

Zobacz również

Tylko on-line nr 30/2020

Jak poprawić swoją koncentrację?

Z artykułu dowiesz się m.in.:

  • Jakie błędy najczęściej wpływają na zaburzenie koncentracji?
  • Czym są złodzieje koncentracji?
  • Co woda ma wspólnego z koncentracją?
Czytaj więcej

Bądź jak Franek Dolas!

AS_30_78.jpg

Co do zasady traktujemy porażki w sposób bardzo negatywny. Wkładamy w coś wiele wysiłku, a efekt jest daleki od oczekiwań. Rozpamiętujemy niepowodzenia, denerwujemy się i bardzo często ukrywamy je przed wszystkimi. Po fakcie udajemy przed całym światem, że tak naprawdę wcale nam na tym nie zależało i dobrze się stało, że np. klient nie zdecydował się na naszą ofertę. Skąd o tym wiem? Przez lata reagowałem podobnie. Mam za sobą wiele złych decyzji, kiepskich negocjacji. Tyle się mówi o tym, że porażki są kolejnym krokiem do zwycięstwa, a na własnym przykładzie przekonałem się, że zaakceptowanie takiego stanu rzeczy nie jest łatwe.

Czytaj więcej

Savoir‑vivre w sprzedaży: "Nie ma Pan/Pani doświadczenia w naszej branży..."

AS_30_66.jpg

Jeśli jesteś proaktywnym handlowcem, który stale poszukuje nowych rynków, klientów czy po prostu nowych możliwości, to z pewnością nieraz słyszałeś te słowa. Czy należy się ich bać? Myślę, że w tym przypadku jest podobnie jak z każdą obiekcją. Z jednej strony jest to pewne utrudnienie, a z drugiej szansa, by pokazać swoje umiejętności, profesjonalizm i poprowadzić dobrą rozmowę z klientem. Jak się zachować w takiej sytuacji, by była to szansa, a nie zagrożenie?

Czytaj więcej

Przejdź do

Partnerzy

Reklama