E-mail stał się tak powszechnym narzędziem w komunikacji biznesowej, że często nie zastanawiamy się specjalnie nad jego formą. Ważne, że szybko możemy załatwić sprawę z klientem. Tymczasem e-mail biznesowy jest jak list – powinien zachowywać wszelkie zasady oficjalnej komunikacji firma–firma czy firma–klient. Brak stosowania się do zasad netykiety w korespondencji z klientem może zostać negatywnie odebrany przez odbiorcę.

Korespondencja biznesowa oprócz swojego podstawowego celu – informowania o ofercie, promowania, sprzedawania, ma do spełnienia jeszcze jedno zadanie – buduje wizerunek handlowca oraz firmy. Niestety, bardzo często o tym zapominamy, pisząc e-maile do klientów.

Magia tytułu

Tytuł e-maila jest bardzo ważną kwestią, od której często zależy, czy wiadomość trafi do adresata i czy spotka się z jego zainteresowaniem. Warto zatem przemyśleć, jak zatytułujesz swojego e-maila, ponieważ tytuł spełnia rolę pierwszego wrażenia w komunikacji. Nie powinien być za krótki – tytuł typu „prośba”, „raport” nic nie mówi odbiorcy. Nie powinien być też zbyt długi, bo zniechęci adresata. Ponadto warto pamiętać, że niektóre programy pocztowe traktują wiadomości bez tematu jako SPAM.

Podstępny zwrot grzecznościowy

Jak rozpocząć e-mail? Jakich zwrotów grzecznościowych użyć? To pytania, z którymi zmaga się wielu z nas. Skąd takie dylematy, których z pewnością nie mielibyśmy, gdyby zamiast klawiatury komputera leżała przed nami kartka i długopis? Jak twierdzi prof. Małgorzata Marcjanik, korespondencja e-mailowa stanowi nowy gatunek, który jeszcze nie ustabilizował się pod względem formalnym, stąd trudno znaleźć opracowania dotyczące wyłącznie tej formy korespondencji biznesowej. Dominująca współcześnie tendencja do skracania dystansu między uczestnikami komunikacji, znajduje swoje odzwierciedlenie właśnie w e-mailach. Często przenosimy zachowania właściwe korespondencji prywatnej na korespondencję biznesową, mieszając styl potoczny ze stylem oficjalnym czy wręcz urzędowym. Dlatego – biorąc pod uwagę brak jasno sprecyzowanych reguł pisania e-maili biznesowych – warto stosować w tego typu korespondencji zasady savoir-vivre'u, które obowiązują w korespondencji tradycyjnej1.

Zwrot grzecznościowy w e-mailach biznesowych jest obowiązkowy. Jego forma zależy od tego, do kogo się zwracamy. Gdy wysyłamy e-maila do osoby wyższej rangą, prawidłową formą (z punktu widzenia zasad savoir-vivre'u korespondencji biznesowej) jest oficjalny zwrot powitalny: Szanowny Panie, Szanowna Pani, Szanowni Państwo. W bardzo oficjalnych sytuacjach (gratulacje, zaproszenie itp.) należy dodać do ww. zwrotu nazwę tytułu czy stanowiska, np. Szanowny Panie Profesorze, Szanowna Pani Dyrektor. Dopuszcza się stosowanie form zawierających zwroty typu Szanowny Panie, Szanowna Pani + imię odbiorcy w sytuacji, gdy jest to kontynuacja wcześniejszej korespondencji i jej odbiorca wyraził na to zgodę. Inne formy rozpoczynania e-maila biznesowego raczej nie powinny być stosowane.

Full access available for logged users only. Log in or select best subscription option here..

Log in Order a subscription
Ulubione Print

Also check

Open access no. 22/2019

Ciągle na najwyższych obrotach

AS_22_64.jpg

Wciąż rosnące plany sprzedażowe, jedno spotkanie za drugim, rozmowa za rozmową, konieczność radzenia sobie z „nie” klienta – praca w sprzedaży to praca w ciągłym stresie. A długotrwały stres może prowadzić do wypalenia zawodowego. Warto więc zadbać o siebie, zanim do tego dojdzie. W jaki sposób? Co zrobić, kiedy wypalenie zawodowe jednak nas dopadnie? Jak odróżnić je od zwykłego zmęczenia? Zapytaliśmy o to psychologa i coacha, Izabelę Salicką.

Read more

Savoir-vivre w sprzedaży: Kiedy popełniłeś gafę

AS_22_60.jpg

Każdemu kiedyś zdarzyło się popełnić faux pas i nieraz trudno się było z tego wycofać, zachować twarz. W sprzedaży ma to o tyle znaczenie, że może zniweczyć nasze wysiłki zmierzające do zawarcia transakcji. O co zadbać, aby zminimalizować ryzyko popełnienia gafy? Jak ją naprawić, jeśli jednak się zdarzy? O tym w artykule.

Read more

Negocjacje w praktyce: technika porucznika Columbo

AS_22_56.jpg

Jeśli w zamierzchłej przeszłości śledziłeś w telewizji przygody Kojaka, z wypiekami na twarzy oglądałeś „Siedem”, a dziś z niecierpliwością wypatrujesz w sieci kolejnych odcinków „Mindhuntera” lub „True Detective”, to słowo „gliniarz” lub „detektyw” kojarzy ci się zapewne z nieugiętym twardzielem, który rzadko się uśmiecha, wymownie milczy, a na pytania odpowiada półsłówkami. I nigdy nie ustępuje, póki nie dopnie swego. Osoby, które podchodzą do negocjacji, często naśladują ten wzorzec: od wejścia prężą muskuły, bywają obcesowe, a nawet aroganckie i rzucają cięte riposty, uważając, że tylko manifestując siłę i godząc w rywala, można osiągnąć swój cel. Tylko czy na pewno jest to najskuteczniejsza strategia w negocjacjach?

Read more

Current issue

Go to

Partners

Reklama