Trudnych sytuacji interpersonalnych nie da się uniknąć. O ile w życiu prywatnym mamy wpływ na to, kim się otaczamy, to zawodowo jesteśmy skazani na konkretne osoby, z którymi nierzadko wchodzimy w konflikty. Może to być: zdenerwowany i roszczeniowy klient, szef, który ma zły humor czy współpracownik nieznający zasad dobrego wychowania. Jak wobec tego reagować na trudne sytuacje, by odzyskać komfort pracy, a przy okazji, żeby nie straciły na tym nasze zawodowe relacje?

Człowieka tworzą maniery i charakter” – to cytat z Marka Tulliusza Cycerona – mówcy, filozofa i polityka rzymskiego.

Czym są wspomniane dobre maniery? To umiejętność odpowiedniego zachowania się w każdej sytuacji. Przede wszystkim jednak jest to uprzejmość, która świadczy o szacunku do drugiego człowieka. To ona powinna nami kierować w kontaktach zarówno w życiu prywatnym, jak i zawodowym.

Reagowanie na irytujące zachowanie współpracownika

Coraz częściej przychodzi nam pracować w open space. Miejsce to generuje dużo okazji do konfliktów, ponieważ opiera się na dzieleniu wspólnej przestrzeni z wieloma różnymi osobami. Listę irytujących zachowań można mnożyć, ale jak im zapobiec?

Pierwszym krokiem jest... uzmysłowienie koledze z pracy tego, co robi. Może nie być świadomy, że jego głośne prywatne rozmowy cię rozpraszają albo że macie zupełnie inne odczuwanie temperatury i dlatego nieustannie walczycie między sobą o dostęp do sterowania klimatyzacją. Niezależnie od sytuacji czeka was trudna, ale niezbędna rozmowa, bo przecież nie chodzi o to, by się z kolegą pokłócić i robić sobie na złość. Podjęcie tematu spokojnie, bez prywatnych docinków i komentarzy spowoduje, że obie strony będą wiedziały, co dla nich jest ważne. Na przykład, jeśli kłócicie się o temperaturę w pomieszczeniu, zapytaj kolegę/koleżankę, w jakiej temperaturze lubi pracować i sam też to określ: Słuchaj, jest mi zimno i przez to czuję się niekomfortowo w pracy. Chciałbym ustalić z tobą kwestię temperatury ustawionej w klimatyzacji, tak aby każde z nas było usatysfakcjonowane i pracowało się dobrze.

Kolejnym krokiem jest wspólne ustalenie zasad, które będą oficjalnie obowiązywały w waszym biurze. Obie strony muszą się do nich dostosować. Być może jedno z was będzie się musiało nauczyć przynosić do pracy cieplejszy sweter, a może wystarczy zamiana biurek, by lepiej dostosować nawiewy?

Kolejnym problematycznym obszarem bywa spożywanie posiłków w miejscu pracy, zwłaszcza kiedy pracownicy jedzą przy biurkach, a nie w osobnym pomieszczeniu socjalnym. Można podejść do sprawy np. tak: Wiem, jak lubisz gotować i eksperymentować w kuchni, ale ja jestem wrażliwy na zapachy. Rozpraszają mnie one w pracy, chciałbym cię prosić o uszanowanie tego. Rozwiązaniem może być ustalenie jednej wspólnej godziny lunchu. Ustalenie zasad nie tylko pomaga w unikaniu konfliktów, ale porządkuje i usprawnia pewne tematy.

Savoir-vivre to przede wszystkim elegancja w zachowaniu, okazywanie szacunku innym, docenianie pozycji w grupie oraz okazywanie sympatii. Warto o tym pamiętać, gdy u kolegi z pracy pojawi się kolejne irytujące zachowanie.

Przekazywanie trudnych informacji

Niezależnie od stanowiska, firmy czy branży pojawiają się sytuacje, w których trzeba zakomunikować współpracownikowi trudny temat. W przekazywaniu trudnych informacji bardzo wiele zależy od ciebie, twojego nastawienia i emocji, jakimi nacechujesz przekaz. Jeśli możesz – przygotuj się do tej trudnej rozmowy. Przemyśl i postaraj się zaplanować pewne sformułowania, aby zoptymalizować odbiór sytuacji. Wiadomo jednak, że nie wszystko da się przewidzieć. Dlatego ważne jest poznanie kilku nadrzędnych zasad, które pomogą nawet w spontanicznej sytuacji zakomunikować trudne informacje:

Jak przekazać?

Szybko, otwarcie, okazując zrozumienie i wsparcie. Zawsze odwołując się do niezaprzeczalnych faktów.

Na przykład, musisz przekazać przełożonemu informację o swojej dłuższej nieobecności. Twoje życie rodzinne i zdrowotne się skomplikowało, więc zmuszony jesteś złożyć wypowiedzenie w trybie natychmiastowym, co zdezorganizuje pracę całego działu, bo nadzorujesz duży projekt i pilotujesz kluczowego dla firmy klienta. Wiesz, że stoisz przed wyzwaniem, jak zakomunikować nieprzychylną wiadomość, która skomplikuje życie twojego przełożonego oraz zespołu. Co zrobić, by nie zdemotywować współpracowników i nie rozzłościć szefa, a może nawet sprawić, żeby zaakceptował on taki obrót spraw?

Współpracownik, który usłyszy nieprzychylną sobie informację podczas rozmowy myśli tylko o tym, co właśnie stracił – szansę na pomyślną finalizację projektu, bezpośredniego współpracownika i prawą rękę. Możliwe, że również pieniądze z premii, która była obiecana za sukces projektu. Przeżywa wobec tego szok i przestaje myśleć racjonalnie. Na tym etapie jako świadomy pracownik musisz być „psychicznie z rozmówcą”. Okaż swoje współczucie, odzwierciedlaj jego emocje – rozumiem, że to dla ciebie trudna sytuacja. To nie jest odpowiedni moment na uzasadnienia czy wyjaśnienie – nasz współpracownik w tym momencie prawdopodobnie niewiele usłyszy i jeszcze mniej zapamięta.

Trudne informacje to nie tylko te z obszaru typowo służbowego, ale również tematy delikatne, takie jak wygląd czy zapach współpracownika. Jak więc o tym mówić, nie zawstydzając kolegi/koleżanki z zespołu i siebie? Zbawienny będzie twój spokój i rzeczowość. Ważna jest też atmosfera, w jakiej zostanie przeprowadzona taka rozmowa – powinno się to odbyć na osobności, nie przy całym zespole.

Przykład:

Chciałbym teraz zrobić coś, co kiedyś mój kolega zrobił dla mnie. Być może zwróciłeś uwagę, że gdy rozmawiamy, zazwyczaj cofam się o krok. Ja oraz kilku innych kolegów z naszego zespołu już kilka raz zwróciliśmy uwagę, że masz bardzo nieświeży oddech. Być może jest to kwestia odwodnienia, ale martwię się o ciebie. Może to sprawa, którą powinieneś omówić z lekarzem lub dentystą.

Możesz wzmocnić ten przekaz i troskę paczką gumy czy miętówek, wręczonych jako tymczasowe rozwiązanie.

Taki wstęp i rozegranie sprawy daje twojemu rozmówcy możliwość przygotowania się na to, co może nastąpić po pierwszym wypowiedzianym zdaniu. Podzielenie się własną „wstydliwą” historią pozwoli na zbudowanie relacji z rozmówcą – w końcu przyznałeś mu się do własnej słabości, a to, co mówisz, dyktowane jest troską lub chęcią pomocy, a nie zdyskredytowania kolegi.

Pozostałe 54% artykułu dostępne jest dla zalogowanych użytkowników serwisu.

Jeśli posiadasz aktywną prenumeratę przejdź do LOGOWANIA. Jeśli nie jesteś jeszcze naszym Czytelnikiem wybierz najkorzystniejszy WARIANT PRENUMERATY.

Zaloguj Zamów prenumeratę Kup dostęp do artykułu
Ulubione Drukuj

Zobacz również

Tylko on-line nr 30/2020

Jak poprawić swoją koncentrację?

Z artykułu dowiesz się m.in.:

  • Jakie błędy najczęściej wpływają na zaburzenie koncentracji?
  • Czym są złodzieje koncentracji?
  • Co woda ma wspólnego z koncentracją?
Czytaj więcej

Bądź jak Franek Dolas!

AS_30_78.jpg

Co do zasady traktujemy porażki w sposób bardzo negatywny. Wkładamy w coś wiele wysiłku, a efekt jest daleki od oczekiwań. Rozpamiętujemy niepowodzenia, denerwujemy się i bardzo często ukrywamy je przed wszystkimi. Po fakcie udajemy przed całym światem, że tak naprawdę wcale nam na tym nie zależało i dobrze się stało, że np. klient nie zdecydował się na naszą ofertę. Skąd o tym wiem? Przez lata reagowałem podobnie. Mam za sobą wiele złych decyzji, kiepskich negocjacji. Tyle się mówi o tym, że porażki są kolejnym krokiem do zwycięstwa, a na własnym przykładzie przekonałem się, że zaakceptowanie takiego stanu rzeczy nie jest łatwe.

Czytaj więcej

Savoir‑vivre w sprzedaży: "Nie ma Pan/Pani doświadczenia w naszej branży..."

AS_30_66.jpg

Jeśli jesteś proaktywnym handlowcem, który stale poszukuje nowych rynków, klientów czy po prostu nowych możliwości, to z pewnością nieraz słyszałeś te słowa. Czy należy się ich bać? Myślę, że w tym przypadku jest podobnie jak z każdą obiekcją. Z jednej strony jest to pewne utrudnienie, a z drugiej szansa, by pokazać swoje umiejętności, profesjonalizm i poprowadzić dobrą rozmowę z klientem. Jak się zachować w takiej sytuacji, by była to szansa, a nie zagrożenie?

Czytaj więcej

Przejdź do

Partnerzy

Reklama