Excel w małych i średnich firmach jest czasem wykorzystywany jako system CRM. Nie dziwi to, ponieważ pozwala łatwo zapisać informacje o klientach, transakcjach sprzedaży itp., a także ułatwia analizę tych danych, np. pomaga w obliczeniu, ile przychodu uzyskała firma w poszczególnych miesiącach. „Excel jako system CRM” to cykl artykułów, w których pokazujemy, jak sprawnie poruszać się w Excelu, żeby stał się pomocą w codziennej pracy.

Czasami w zestawieniach excelowych chcemy znaleźć niepowtarzające się lub zduplikowane wartości, np. wyciągnąć listę unikatowych klientów, którzy zrobili u nas zakupy w poprzednim miesiącu. Najprościej to zrobić za pomocą formatowania warunkowego. Wystarczy zaznaczyć zakres unikatowych wartości, a następnie przejść do polecenia Formatowanie warunkowe na karcie Narzędzia główne, kliknąć w zakładkę Reguły wyróżnienia komórek i wybrać w niej pozycję Duplikujące się wartości (rys. 1).

Otworzy się wtedy okno Duplikujące się wartości (rys. 2), gdzie możemy wybrać, czy chcemy, żeby były zaznaczone Zduplikowane czy Unikatowe wartości1.

Wyjaśnienie pojęć używanych w artykule

  • Unikatowe wartości to takie, które występują tylko raz w interesującym nas obszarze.
  • Wartości zduplikowane to takie, które pojawiają się przynajmniej dwa razy w interesującym nas obszarze.

Przeważnie zależy nam jednak na wyciągnięciu wartości niepowtarzających się (unikatowych) oraz pierwszych wystąpień wartości duplikujących się. Przykładowo Eliza Dudek pojawia się na naszej liście dwa razy (rys. 2) i formatowanie warunkowe, które wyszukuje tylko unikatowe wartości, jej nie zaznaczyło. Dlatego pokażemy inne rozwiązania, za pomocą których można wyciągnąć wartości unikatowe.

Polecenie Usuń duplikaty

Jednym z rozwiązań, które omówimy, będzie polecenie usuwania duplikatów (rys. 3) – chodzi o usuwanie wartości, które już wcześniej pojawiły się w kolumnie lub kolumnach.

W pierwszej kolejności rozważymy usuwanie duplikatów tylko dla jednej kolumny danych. Sprawa wygląda prosto – usuwamy powtarzające się wartości w kolumnie, czyli przykładowo Excel zostawi pierwsze wystąpienie Beaty Królik, ale kolejne już usunie (rys. 4).

W oknie usuwania duplikatów dla jednej kolumny można wskazać, czy nasze dane mają nagłówki. Jeśli nagłówek jest inaczej sformatowany niż reszta danych, albo przechowuje inny rodzaj wartości niż dane w kolumnie (nagłówek to przeważnie tekst, a dane mogą być liczbami), wówczas Excel poprawnie wykrywa, że nasze dane mają nagłówek i nie musimy sprawdzać tej opcji, a nagłówek nie będzie brany pod uwagę przy usuwaniu duplikatów.

Po zatwierdzeniu usuwania duplikatów przyciskiem OK Excel wyświetli nam krótkie podsumowanie (rys. 5) i usunie wszystkie powtórzone wartości. Wartości na otrzymanej liście wyświetlają się w kolejności z oryginalnej listy, sprzed deduplikacji.

Rozważmy teraz przypadek trzech kolumn – Data, Klienci, Kwota. Tym razem chcemy sprawdzić duplikaty po dwóch kolumnach – Data i Klienci. Trzeciej kolumny nie będziemy brać pod uwagę przy sprawdzaniu duplikatów (rys. 6).

W takiej sytuacji rekord (wiersz) Excel uznaje za zduplikowany wtedy, kiedy powtórzy się wartość zarówno w kolumnie Data, jak i Klient. Wartość z kolumny Kwota pozostanie taka jak w pierwszym wystąpieniu wiersza z niepowtarzającymi się wartościami w kolumnach Data i Klient (rys. 7).

Dostęp możliwy dla zalogowanych użytkowników serwisu. Jeśli posiadasz aktywną prenumeratę przejdź do LOGOWANIA. Jeśli nie jesteś jeszcze naszym Czytelnikiem wybierz najkorzystniejszy WARIANT PRENUMERATY.

Zaloguj Zamów prenumeratę
Ulubione Drukuj

Zobacz również

Savoir-vivre w sprzedaży: "Proszę przyjąć ten skromny podarunek!"

AS_26_60.jpg

Polski rynek sprzedaży już od dawna nie jest rynkiem lokalnym. Pracując jako przedstawiciel handlowy czy doradca klienta, bardzo często w mniejszym lub większym stopniu stykasz się w swojej pracy z zagranicznymi klientami czy kontrahentami. Jeździsz do nich w delegacje lub zapraszasz ich do siebie. Dlatego warto poznać zasady kultury biznesowej, obowiązującej w kraju naszego kontrahenta. Znajomość zasad zachowania, przedstawiania się czy komunikacji podczas negocjacji oraz w kontaktach poza salą negocjacyjną to podstawa sukcesu sprzedawcy. Można mieć świetną ofertę, stworzyć doskonałe warunki, ale nie mieć szansy na ich przedstawienie zagranicznemu klientowi z powodu nieznajomości zasad savoir-vivre'u.

Czytaj więcej

Perswazyjne środki znieczulające

AS_26_56.jpg

Bez wciągającej fabuły słowa to jedynie przypadkowe wyrazy. Ułóż je w OPOWIEŚĆ, która zajmie świadomy umysł, a nieświadomość rozmówcy stanie przed tobą otworem.

Czytaj więcej

Co winda ma wspólnego ze sprzedażą?

AS_26_52.jpg

Nie jest tajemnicą, że współcześnie każdy człowiek (może poza mieszkającymi na odludziu plemionami) styka się z co najmniej trzema tysiącami przekazów marketingowych dziennie. To niezbędne minimum, które absorbujemy, żyjąc w tzw. cywilizowanym świecie. W konsekwencji coraz mniej czasu możemy poświęcać na zdobywanie nowych informacji o ewentualnych ofertach biznesowych. Dlatego dobry, krótki pitch (z ang.: wystawiać towary na sprzedaż) jest w dzisiejszych czasach na wagę złota. Elevator Pitch – czyli „przemowa w windzie” – to właśnie krótka, kilkudziesięciosekundowa autoprezentacja, która ma zachęcić odbiorców do posłuchania więcej na temat naszej propozycji. Jak ją przygotować, aby zainteresować słuchaczy?

Czytaj więcej

Numer bieżący

Przejdź do

Partnerzy

Reklama