Excel w małych i średnich firmach jest czasem wykorzystywany jako system CRM. Nie dziwi to, ponieważ pozwala łatwo zapisać informacje o klientach, transakcjach sprzedaży itp., a także ułatwia analizę tych danych, np. pomaga w obliczeniu, ile przychodu uzyskała firma w poszczególnych miesiącach. „Excel jako system CRM” to cykl artykułów, w których pokazujemy, jak sprawnie poruszać się w Excelu, żeby stał się pomocą w codziennej pracy.

Excel jako system CRM, cz. V – formatowanie warunkowe

Do czego może przydać się formatowanie warunkowe w Excelu? Do zaznaczania szczególnych i ważnych sytuacji w danych oraz do zwrócenia uwagi na konkretne wydarzenia/daty/wartości. Formatowanie warunkowe ułatwia kontrolowanie terminów płatności, wielkości sprzedaży i wiele innych rzeczy. Zaczniemy od prostych przykładów, żeby pokazać sposób działania i możliwości, jakie daje formatowanie warunkowe.

Podstawy formatowania warunkowego

Chcemy sprawdzić, czy na liście nie powtarzają się sprzedawcy (rys. 1), czyli czy nie ma duplikatów. Za pomocą formatowania warunkowego możemy to zrobić bardzo szybko, gdyż jest już wbudowana opcja, która zaznacza powtarzające się wartości na danym zakresie/liście.

Wystarczy zaznaczyć zakres listy, a następnie na karcie Narzędzia główne rozwinąć polecenie Formatowanie warunkowe -> Reguły wyróżnienia komórek -> Duplikujące się wartości (rys. 2).

Po wybraniu tej opcji pojawi się okno formatowania warunkowego duplikatów (rys. 3) i od razu zaznaczone komórki zostaną sformatowane zgodnie z parametrami wybranymi w oknie.

Wystarczy, że zatwierdzimy parametry formatowania warunkowego i Excel domyślnie będzie formatował powtarzające się wartości na czerwono, również, jeśli dane ulegną zmianie – formatowanie warunkowe przelicza się automatycznie za każdym razem, kiedy dokonywana jest zmiana danych w arkuszu. Domyślne są wartości zduplikowane, czyli takie, które powtarzają się przynajmniej dwa razy w zaznaczonym zakresie komórek. Możemy wybrać opcję zaznaczania unikatowych wartości, wybierając odpowiednią pozycję z listy rozwijanej(rys. 3).

Zróbmy kolejny prosty przykład – chcemy zaznaczyć wyniki testów powyżej średniej. Dla lepszego zrozumienia obliczyliśmy średnią za pomocą formuły Excela. Teraz zaznaczamy zakres wyników testów i przechodzimy do karty Narzędzia główne -> Formatowanie warunkowe -> Reguły pierwszych/ostatnich -> Powyżej średniej (rys. 4).

Tym razem nie mamy żadnych warunków (list rozwijanych) dotyczących parametrów formatowania warunkowego. Średnia jest obliczana automatycznie w pamięci Excela i na tej podstawie zaznaczane są komórki zawierające wartość powyżej średniej. My obliczyliśmy tę wartość za pomocą formuły, żeby widzieć, że formatowanie warunkowe poprawnie zaznacza komórki, również wtedy gdy wartości w komórkach ulegną zmianie. Zmieniliśmy domyślny styl formatowania (rys. 5) – wybraliśmy jeden z predefiniowanych stylów i komórki zaznaczają się zgodnie z nim.

Pozostałe 76% artykułu dostępne jest dla zalogowanych użytkowników serwisu.

Jeśli posiadasz aktywną prenumeratę przejdź do LOGOWANIA. Jeśli nie jesteś jeszcze naszym Czytelnikiem wybierz najkorzystniejszy WARIANT PRENUMERATY.

Zaloguj Zamów prenumeratę Kup dostęp do artykułu

Możesz też zobaczyć ten artykuł i wiele innych w naszym portalu Sprzedaz 24. Wystarczy, że klikniesz tutaj.

Ulubione Drukuj

Zobacz również

Tylko on-line nr 36/2021

Od telemarketera do menedżera

Od telemarketera do menedżera
  • Jakie umiejętności pozwala zdobyć praca „na słuchawce”?
  • Jak zdobyte w ten sposób kompetencje mogą zaprocentować w przyszłości na stanowisku menedżerskim?
Czytaj więcej

Sprzedawca na szóstkę

Sprzedawca na szóstkę

Rok szkolny za pasem, więc lekki belfersko-pouczający ton pozwoli ci przypomnieć sobie szkolne lata. Stres, oceny, sprawdziany, wywoływanie do tablicy. Pierwsze miłości – ja zaczynałem w przedszkolu – platoniczne miłości i rozczarowania. W sumie szkoła ma w sobie wiele z rzeczywistości, w której przychodzi ci pracować. Jest szef – dyrektor szkoły. Może jest też ktoś pomiędzy – kierownik, menedżer – nauczyciel. No i wreszcie są twoi koledzy po fachu – uczniowie. A gdzie klienci? Rodzice! Ciekawe co udało ci się wynieść ze szkoły? Sprawdź, czy jesteś handlowcem na szóstkę.

Czytaj więcej

Przejdź do

Partnerzy

Reklama

Polityka cookies

Dalsze aktywne korzystanie z Serwisu (przeglądanie treści, zamknięcie komunikatu, kliknięcie w odnośniki na stronie) bez zmian ustawień prywatności, wyrażasz zgodę na przetwarzanie danych osobowych przez EXPLANATOR oraz partnerów w celu realizacji usług, zgodnie z Polityką prywatności. Możesz określić warunki przechowywania lub dostępu do plików cookies w Twojej przeglądarce.

Usługa Cel użycia Włączone
Pliki cookies niezbędne do funkcjonowania strony Nie możesz wyłączyć tych plików cookies, ponieważ są one niezbędne by strona działała prawidłowo. W ramach tych plików cookies zapisywane są również zdefiniowane przez Ciebie ustawienia cookies. TAK
Pliki cookies analityczne Pliki cookies umożliwiające zbieranie informacji o sposobie korzystania przez użytkownika ze strony internetowej w celu optymalizacji jej funkcjonowania, oraz dostosowania do oczekiwań użytkownika. Informacje zebrane przez te pliki nie identyfikują żadnego konkretnego użytkownika.
Pliki cookies marketingowe Pliki cookies umożliwiające wyświetlanie użytkownikowi treści marketingowych dostosowanych do jego preferencji, oraz kierowanie do niego powiadomień o ofertach marketingowych odpowiadających jego zainteresowaniom, obejmujących informacje dotyczące produktów i usług administratora strony i podmiotów trzecich. Jeśli zdecydujesz się usunąć lub wyłączyć te pliki cookie, reklamy nadal będą wyświetlane, ale mogą one nie być odpowiednie dla Ciebie.