Excel w małych i średnich firmach jest czasem wykorzystywany jako system CRM. Nie dziwi to, ponieważ pozwala łatwo zapisać informacje o klientach, transakcjach sprzedaży itp., a także ułatwia analizę tych danych, np.: pomaga w obliczeniu, ile przychodu uzyskała firma w poszczególnych miesiącach. „Excel jako system CRM” to cykl artykułów, w których pokazujemy, jak sprawnie poruszać się w Excelu, żeby stał się pomocą w codziennej pracy.

w poprzednim numerze pokazałem podstawowe zastosowanie tabel przestawnych. Teraz przedstawię funkcje, które ułatwiają tworzenie raportów i wyciąganie z nich interesujących nas informacji.

Różne sposoby podsumowywania danych

Zacznijmy od tego, że do tej pory podsumowywaliśmy wartości źródłowe tylko za pomocą sumy, tymczasem tabele przestawne dają nam również inne możliwości. Oprócz sumy, możemy obliczać średnią, maksymalną bądź minimalną wartość sprzedaży i jeszcze kilka innych.

Zacznijmy od prostego przykładu, gdzie mamy tabelę przestawną podsumowującą sprzedaż dla poszczególnych sprzedawców (rys. 1). Nietypową sytuacją w tej tabeli jest to, że mamy trzy kolumny z podsumowaniem (przeciągnęliśmy trzy razy pole Sprzedaż do obszaru wartości w tabeli przestawnej). Oczywiście raport w tej postaci jest mało użyteczny, jednak wystarczy kilka kliknięć i będzie on bardziej przydatny.

Klikamy prawym przyciskiem myszy na dowolną komórkę podsumowującą w drugiej kolumnie, a następnie w podręcznym menu rozwijamy opcję Podsumuj wartości według i z kolejnej listy wybieramy opcję Średnia. Dzięki temu otrzymujemy różne sposoby podsumowania danych.

Podsumowując sprzedaż, warto, żeby w naszych raportach było widać, jaką walutą operujemy. W tym celu musimy zmienić format liczby dla poszczególnych podsumowań na walutowy (patrz wcześniejszy artykuł). Ponieważ trzy razy korzystamy z pola Sprzedaż w obszarze wartości, musimy zmienić formatowanie trzy razy – dla każdego pola (kolumny) osobno. Warto również zmienić układ raportu na tabelaryczny.

Nagłówki kolumn mają długie powtarzające się nazwy (rys. 2), np.: Suma z Sprzedaż, Średnia z Sprzedaż2. Aby zmienić tekst, który się w nich wyświetla, zaznaczamy pierwszą komórkę nagłówka, wpisujemy Suma i zatwierdzamy Enterem. Podobnie możemy edytować drugi nagłówek (klawisz F2) – pozostawiamy tylko wartość Średnia. Trzeci nagłówek na razie zostawiamy – będziemy zmieniać dla niego sposób podsumowania za pomocą funkcji podsumowującej, której jeszcze nie wykorzystywaliśmy.

Mogliśmy zauważyć, że przy sposobach podsumowania mieliśmy możliwość wyboru większej liczby opcji. Chciałbym teraz pokazać inną drogę dotarcia do tego samego miejsca – wystarczy kliknąć dwukrotnie w nagłówek. Przeniesiemy się do okna ustawień pola wartości (rys. 3), gdzie mamy do wyboru kilka dodatkowych funkcji podsumowujących dane, jak i miejsce, gdzie możemy zmienić nazwę nagłówka oraz jeszcze jedną zakładkę, o której wspomnimy w późniejszej części artykułu.

Wybieramy nietypowy sposób podsumowania za pomocą odchylenia standardowego, żeby pokazać, jak różne możliwości podsumowań dają tabele przestawne. Mamy sumę, średnią, a nawet odchylenie standardowe, ale chcemy dodać jeszcze jeden sposób podsumowania, żeby zwrócić uwagę jak tabele przestawne traktują różne typy danych – jeśli w kolumnie są same liczby, to Excel będzie wykonywał sumę, ale jeśli pojawi się choć jedno pole zawierające tekst, bądź puste, tabele przestawne będą zliczać liczbę wierszy dla danych warunków (ważne przede wszystkim dla pól przechowujących liczby i puste komórki, że można zmienić ten domyślny sposób podsumowania). W tym przykładzie przeciągamy pole Sprzedawca na samą górę w obszarze wartości i zmieniamy nagłówek, żeby sformułowanie brzmiało ładniej i konkretniej (rys. 4).

Pokaż wartości jako

Oprócz zmiany sposobu podsumowania wartości, możemy również zmienić sposób pokazywania tych podsumowań. O co dokładnie chodzi? Widzieliśmy już sumy, średnie itp. (rys. 4), ale załóżmy, że chcielibyśmy pokazać podsumowanie sprzedaży nie za pomocą liczb, ale za pomocą procentów, np. ile przychodu procentowo generuje nam każdy produkt. W tym celu będziemy pracować na innym zestawie danych, gdzie mamy przygotowane podsumowanie liczby sprzedanych produktów w poszczególnych województwach przez różnych sprzedawców (rys. 5).

Aby zamiast bezwzględnych liczb otrzymać procenty, musimy wykonać bardzo podobne kroki, co w przypadku zmiany sposobu podsumowania, tylko tym razem z podręcznego menu wybieramy opcję Pokaż wartości jako, a następnie % sumy kolumny (rys. 6).

Procentowych sposobów pokazywania wartości mamy dużo, dlatego musimy zwracać uwagę, który sposób podsumowania nam pasuje w danym raporcie. W przykładzie wybieramy % sumy kolumny, czyli każde pole podsumowania (również pola sum częściowych) będzie pokazywać za pomocą % z sumy końcowej kolumny (rys. 7).

A co, jeśli chcielibyśmy pokazać w raporcie zarówno wartości liczbowe, jak i procentowe? Wystarczy jeszcze raz przeciągnąć pole Ilość do obszaru podsumowania wartości w tabeli przestawnej i odpowiednio pozmieniać nazwy w nagłówkach, żebyśmy uzyskali raport w odpowiedniej postaci (rys. 8).

Pozostałe 46% artykułu dostępne jest dla zalogowanych użytkowników serwisu.

Jeśli posiadasz aktywną prenumeratę przejdź do LOGOWANIA. Jeśli nie jesteś jeszcze naszym Czytelnikiem wybierz najkorzystniejszy WARIANT PRENUMERATY.

Zaloguj Zamów prenumeratę Kup dostęp do artykułu

Możesz też zobaczyć ten artykuł i wiele innych w naszym portalu Sprzedaz 24. Wystarczy, że klikniesz tutaj.

Ulubione Drukuj

Zobacz również

Tylko on-line nr 36/2021

Od telemarketera do menedżera

Od telemarketera do menedżera
  • Jakie umiejętności pozwala zdobyć praca „na słuchawce”?
  • Jak zdobyte w ten sposób kompetencje mogą zaprocentować w przyszłości na stanowisku menedżerskim?
Czytaj więcej

Sprzedawca na szóstkę

Sprzedawca na szóstkę

Rok szkolny za pasem, więc lekki belfersko-pouczający ton pozwoli ci przypomnieć sobie szkolne lata. Stres, oceny, sprawdziany, wywoływanie do tablicy. Pierwsze miłości – ja zaczynałem w przedszkolu – platoniczne miłości i rozczarowania. W sumie szkoła ma w sobie wiele z rzeczywistości, w której przychodzi ci pracować. Jest szef – dyrektor szkoły. Może jest też ktoś pomiędzy – kierownik, menedżer – nauczyciel. No i wreszcie są twoi koledzy po fachu – uczniowie. A gdzie klienci? Rodzice! Ciekawe co udało ci się wynieść ze szkoły? Sprawdź, czy jesteś handlowcem na szóstkę.

Czytaj więcej

Przejdź do

Partnerzy

Reklama

Polityka cookies

Dalsze aktywne korzystanie z Serwisu (przeglądanie treści, zamknięcie komunikatu, kliknięcie w odnośniki na stronie) bez zmian ustawień prywatności, wyrażasz zgodę na przetwarzanie danych osobowych przez EXPLANATOR oraz partnerów w celu realizacji usług, zgodnie z Polityką prywatności. Możesz określić warunki przechowywania lub dostępu do plików cookies w Twojej przeglądarce.

Usługa Cel użycia Włączone
Pliki cookies niezbędne do funkcjonowania strony Nie możesz wyłączyć tych plików cookies, ponieważ są one niezbędne by strona działała prawidłowo. W ramach tych plików cookies zapisywane są również zdefiniowane przez Ciebie ustawienia cookies. TAK
Pliki cookies analityczne Pliki cookies umożliwiające zbieranie informacji o sposobie korzystania przez użytkownika ze strony internetowej w celu optymalizacji jej funkcjonowania, oraz dostosowania do oczekiwań użytkownika. Informacje zebrane przez te pliki nie identyfikują żadnego konkretnego użytkownika.
Pliki cookies marketingowe Pliki cookies umożliwiające wyświetlanie użytkownikowi treści marketingowych dostosowanych do jego preferencji, oraz kierowanie do niego powiadomień o ofertach marketingowych odpowiadających jego zainteresowaniom, obejmujących informacje dotyczące produktów i usług administratora strony i podmiotów trzecich. Jeśli zdecydujesz się usunąć lub wyłączyć te pliki cookie, reklamy nadal będą wyświetlane, ale mogą one nie być odpowiednie dla Ciebie.